О тонкостях контроля работы сотрудников

Со знаменитым афоризмом «кадры решают всё» трудно поспорить. Действительно всё – от производительности труда до личной мотивации, заинтересованности сотрудников в развитии и карьерном росте. Без разницы, руководите вы небольшой точкой на рынке или огромным производственным холдингом, система контроля персонала является основой вашей уверенности в эффективности предприятия.

Стоит уяснить, что жёсткое слово «контроль» не означает, что нужно оно только руководителю, причём исключительно для притеснения или ущемления своих работников. Сами сотрудники нуждаются в грамотной, прозрачной системе управления, так как для них это открывает следующие преимущества:

• Понятная система постановки задач. Если сотрудники половину рабочего времени тратят на выяснение того, кто, что, и в какой срок должен сделать – продуктивность такой компании, очевидно, падает до весьма низкой отметки.
• Чёткий распорядок рабочего дня, предсказуемый график. Это особенно важно для компаний с ненормированным рабочим днём. Каждый сотрудник должен детально понимать, какого рода и объёма переработки возможны, в соответствии с этим уметь распределять своё рабочее время.
• Внятные принципы внесения санкций и поощрений. Иногда применение штрафов, вынесение выговоров или даже увольнение – единственный способ поддержать работоспособность всего коллектива в целом и сохранить производительность компании. Не реже бывают случаи, когда особо отличившегося сотрудника обязательно нужно выделить премией или, хотя бы, простой похвалой – такие уроки усваиваются не хуже негативных. Ни то ни другое не должно быть для подчинённого неожиданностью.
• Уверенность в своей компании.

Выгоды от эффективной организации системы контроля персонала для руководителя очевидны. Это означает возможность оценить значимость для компании конкретного сотрудника (так называемая выявляющая функция системы контроля персонала), влиять на производственные процессы, проанализировать эффективность работы, а также достижение каких-либо показателей за тот или иной период.

Главное, что нужно знать о контроле деятельности персонала – это то, что он является не просто инструментом давления на неэффективных или нежелательных сотрудников – прежде всего, он является системой, призванной найти недостатки, нереализованный потенциал в самом предприятии, в методах управления и взаимодействия как внутри коллектива, так и c клиентами.

Основные принципы

В каждой организации складывается своя, уникальная система контроля и оценки персонала, но всё же можно выделить некоторые общие начала, на которых должно строиться взаимодействие руководителя и подчинённых. Это:

• Контроль как средство, а не цель. Нельзя забывать, что основная задача любого предприятия – производство определённой продукции, оказание услуг и т.д. Когда контроль превращается в самоцель, начинает страдать основная деятельность.
• Учёт интересов сотрудников. Чтобы предприятие работало как единый слаженный механизм, нужно построить взаимодействие таким образом, чтобы цели сотрудников и руководителя максимально совпадали.
• Принцип пряника. Важно отмечать не только ошибки и недочёты, но также положительные моменты в работе сотрудников, причём на последних стоит делать акцент в первую очередь, ведь ради них и существует контроль.
• Использование цифровых технологий. Система контроля персонала должна по возможности максимально задействовать специализированное программное обеспечение, чтобы упростить задачу для руководителя, а также исключить ошибки, вызванные человеческим фактором.
• Принцип индивидуальности. Как и люди, все предприятия сами по себе уникальны. Не стоит искать готовый шаблон, чтобы полностью примерить его на свою фирму – нужно учесть всю специфику отрасли, особенности коллектива, текущие потребности компании. Система управления должна быть одновременно твёрдой и гибкой, способной подстроиться под выходящие из ряда вон ситуации.

Виды контроля работы сотрудников

Система контроля работы персонала может включать различные виды, каждый из которых не исключает другие, а способен сосуществовать с ними параллельно.

Так, в зависимости от этапа работы, на котором производится контроль, выделяют:

• Предварительный. Производится на этапе формулировки задач, инструктирования по отдельному проекту или в целом при начале работы предприятия. На этой стадии также производится оценка необходимых ресурсов, как человеческих, так и материальных.
• Текущий (по ходу работы), или контроль предварительно сделанной работы. Может осуществляться на различных стадиях работы по проектам, в зависимости от задач руководителя и степени самостоятельности работника. Распространена схема «2/3» - когда оценивается большая часть проделанного пути.
• Итоговый. Оценка результатов проделанной работы. Как правило, лучше сочетать этот вид с другими. Обойтись только подведением итогов можно лишь в том случае, если руководитель полностью уверен в исполнителях, проект не является особо значимым и не содержит каких-либо принципиально новых задач.

Лучше всего сочетать различные стратегии, для достижения наибольшей эффективности. Также существует общий и выборочный контроль. Общий предполагает использование универсальной системы контроля действий персонала, действующей как непрерывно, так и в рамках конкретного проекта. Выборочный подразумевает оценку какого-то конкретного сотрудника либо отдела на предмет эффективности, соответствия занимаемой должности и т.д. Может проводиться, в том числе, для выявления наиболее достойных кандидатов на повышение, выплату премий.

Кроме того, могут различаться и методы для различных типов сотрудников. Система контроля технического персонала, для которого имеет значение, к примеру, количество пройденных точек техобслуживания, может включать в себя установку контрольных меток, датчиков и других систем, направленных на подтверждение выполнения тех или иных работ.

Автоматизированные системы контроля персонала

Такое средство требует определённых материальных и технических затрат, но взамен может сильно сэкономить время руководителю. Стоит подбирать программы строго под ваши цели, не оплачивая лишние функции. Все инструменты такого типа делятся на:

• Программы общего контроля. К ним относятся такие сервисы как Bitcop, CleverControl и другие. Они способны выдавать комплексные отчёты по каждому сотруднику, а также не допустить утечки информации. Возможна блокировка только определённых сайтов – к примеру, социальных сетей. Однако нельзя забывать, что ограничиться только запретами нельзя – никто не уследит за каждым мобильным телефоном или планшетом, принесённым сотрудником. Да и пытаться это сделать было бы неэтично и неэффективно. Гораздо лучше создавать положительные стимулы для энергичной и качественной работы.
• Программы узкого функционала. Более простые, дешёвые, а иногда и бесплатные программы, такие, например, как Screenshot monitor, позволяют контролировать только визуальную сторону работы сотрудников. Через определённые промежутки времени (к примеру, 3 раза в час), программа делает скриншот экрана.
• CRM-системы. Это специальный софт для ПК, который даёт возможность контролировать взаимодействие с клиентами на всех этапах: от первичного звонка до готового кейса. CRM-системы высокого уровня способны по установленному графику направлять СМС-рассылки, напоминать о звонке или деловой встрече, записывать телефонные разговоры. Они ориентированы на максимальную оптимизацию маркетинга, автоматизацию взаимоотношений с клиентами, а как следствие – снижение временных издержек, а также рост прибыли.
• Специфические системы контроля, актуальные только для определённых видов бизнеса. К примеру, компании по прокату автомобилей целесообразно устанавливать на машине GPS-датчики, позволяющие отслеживать её местоположение.

Существуют также облачные сервисы, имеющие схожие функции, такие, например, как Workly, учитывающий общее количество отработанных часов, недоработки, переработки. Это очень актуально для предприятий с почасовой системой оплаты труда. Как правило, облачные сервисы тоже направлены на анализ какого-то одного элемента системы контроля персонала.

Заключение

Подводя итог, добавим, что правильно налаженная система контроля эффективности персонала – это основа основ менеджмента, которая позволяет сократить многие расходные статьи, построить с нуля дружный и работоспособный коллектив и полноценно анализировать деятельность компании по всем ключевым показателям. Пренебрегать этим ни в коем случае нельзя, а контролировать нужно с чётким пониманием своих целей, возможностей. Отличным подспорьем будет использование технических средств и специального программного обеспечения. Однако здесь очень важно соотнести возможные затраты с достигаемым результатом, а также строго соблюдать требования закона.

Но самое важное, что стоит усвоить – это то, что контроль в одинаковой степени полезен как для сотрудников, так и для руководителя. Устроить его таким образом, чтобы объединить их интересы – задача непростая, но выполнимая, а результат всегда стоит потраченных сил.